E-fakturahantering

Kostnadsbesparingar och utebliven problematik

Vad sägs om att kunna minimera tråkig och manuell hantering av inkommande fakturor? Att kunna använda ett automatiserande system som dessutom minimerar risken för felaktigheter/slarvfel i konteringar/attester?

Att till och med kunna plocka bort viss upplärningstid för en ny ekonom inom din organisation i exempelvis olika typer av dimensionskonteringar, attestrundor och kostnadskonton? Något som leder till kostnadsbesparing i och med att en och samma person hinner med att hantera fler fakturor och genomföra mer kvalitativt arbete?

Rakt in i affärssystemet

I så fall bör du fortsätta att läsa om denna smarta tilläggstjänst som heter E-fakturahantering (EFH), som kommer att underlätta för dig och dina kollegor. Med EFH i Pyramid Business Studio kan du skanna in dina fakturor direkt till affärssystemet. Fakturorna omvandlas till digitala dokument och tolkas.

Vad behövs för att komma i gång?

Det är enkelt att komma i gång med tjänsten EFH. Steg ett är att teckna ett avtal med en e-fakturaoperatör för mottagande av faktura, exempelvis InExchange, Readsoft eller Logic.

Smart flöde

Hur fungerar det i praktiken? På följande vis, via ett smart flöde enligt nedan.

Din leverantör skickar fakturan till din organisation genom antingen e-post eller e-faktura. Fakturan vidarebefordras till er valda operatör som konverterat fakturan till lämpligt format. Tjänsten har stöd för Peppol Bis Billing 3.0, Svefaktura, SWEPO2 samt SWEabPO.

När operatören har tolkat ut fälten från fakturan så skapas det upp en fil i tidigare valt format som importeras in i Pyramid med automatik. Om det är en kostnadsfaktura som importeras så kan denna genom inställning på leverantören automatiskt konteras direkt mot kostnadskontot på leverantören.

Är det en inköpsfaktura som importeras så registreras fakturan först och främst som preliminär under attestsignaturen ”auto”, innan den går ut på sin attestrunda. Skulle inköpet stämma överens med leverantörsfakturan så avstäms och inköpspåförs fakturan med automatik.

Vid avstämning av inköp/inleverans jämförs artikelkod, levererat antal och priset med raderna som kommit från leverantörsfakturan. Om leverantörsfakturan inte stämmer på någon av raderna så blir fakturan endast delavstämd och användaren kan enkelt gå in och se vilken av raderna som ej är avstämd.

I det fall som leverantörsfakturan blir delavstämd på grund av att inköpet ej är inlevererat, så kommer framtida inleveranser att upptäckas av en bakgrundsbevakning och vid det tillfället automatiskt att inköpspåföra fakturan.
Om leverantörsfakturan har uppkommit genom inköpsanmodan från en order så hanteras även orderpåföring. Leverantörsfakturan kan då i sin helhet orderpåföras mot ordern för att enkelt kunna vidarefakturera exempelvis arbete från underentreprenad.

Tjänsten har koll på de olika projektstatusarna och orderpåför inget med automatik om ordern inte tillåter rapportering. Den hanterar även kontering av infrakt, utfrakt, emballage och öresavrundning. Attest kan ställas in efter referensen på fakturan eller från leverantörskortet i Pyramid för att säkerställa att varje faktura hamnar på rätt attestrunda varje gång. Det finns även möjlighet att ställa in automatiskt attest exempelvis vid korrekt avstämd inköpsfaktura eller kostnadsfakturor under vissa belopp.

Exempel på viktiga mervärden

Det finns massor av mervärden om du väljer att använda tjänsten EFH. Exempelvis följande;

• Minskad manuell hantering för din ekonomipersonal
• Minskad upplärningstid av egen personal
• Minskad tid från att det fakturan skickas från leverantören till att den registreras i Pyramid
• Automatiserad registrering, kontering och attestering minskar antal fakturor som behöver bearbetas manuellt (Du som kund väljer vilken nivå av automation som ska implementeras).
• Fakturan hamnar på rätt attest
• Ingen faktura blir glömd eller betalas mer än en gång 

Vill du ha mer information om E-fakturahantering?

Vill du veta mer om vad vi gör och vad som är på gång?

Skriv upp dig här för något, eller några, av våra nyhetsbrev, så får du ta del av nyheter, tips och trix och inbjudningar.